Eigentlich könnte alles so einfach sein in der digitalisierten Arbeitswelt: Moderne Software verspricht uns Lösungen für so ziemlich alle Herausforderungen, die einem typischen Büroarbeiter im Laufe seines Arbeitstages so begegnen – von der Dokumentenorganisation über das Projektmanagement bis hin zur Kommunikation im Team. Damit, so die Botschaft, ist die To-do-Liste im Handumdrehen abgehakt und die Arbeit geht so leicht von der Hand, dass sie sich wie ein erfüllendes Hobby anstatt eines schnöden Broterwerbs anfühlt. Die Realität sieht jedoch leider häufig ganz anders aus: Wir ärgern uns über umständliche Software, die nicht zu den Prozessen im eigenen Unternehmen passt, und müssen trotz aller Organisations- und Kommunikationstools häufige Unterbrechungen hinnehmen, die unsere Produktivität senken und das Stresslevel deutlich erhöhen.
Die fünf größten Hürden für ein effizientes Arbeiten sehen deutsche Büroangestellte Umfragen zufolge in dem Druck, zu viele Sachen auf einmal erledigen zu müssen (47 Prozent), in ständigen Unterbrechungen durch E-Mails und Anrufe (40 Prozent), zu vielen und ineffizienten Meetings (35 Prozent), schlechter Kommunikation im Team (28 Prozent) sowie der Nicht-Auffindbarkeit von wichtigen Informationen (23 Prozent). Wir alle sind zwar Experten für unseren jeweiligen Job – von IT bis Vertrieb, von Controlling bis Marketing – doch die Kunst der guten Arbeitsorganisation haben wir oftmals nicht gelernt. Und auch wer sich privat weiterbildet, Bücher wie “Die 4-Stunden-Woche” oder “Die 7 Wege zur Effektivität” liest und versucht, danach zu leben, scheitert oft daran. Der Grund: Die darin geschilderten Prinzipien kollidieren mit den gewohnten Prozessen im eigenen Unternehmen und die Kollegen oder der Chef wollen sich partout nicht so verhalten, wie wir es in unserem Drang nach Selbstoptimierung gern hätten.
Mehr von allem, und zwar zeitgleich
Möglicherweise würden wir mehr Verständnis ernten, wenn unseren Kollegen die betriebs- und volkswirtschaftliche Tragweite der vielen kleinen Unterbrechungen und Verzögerungen klar wäre. Zahlreiche Analysen zeigen: Die Produktivität der deutschen Wirtschaft hat sich in den letzten Jahren entscheidend verlangsamt. Während die Arbeitsproduktivität hierzulande zwischen 1996 und 2006 im Schnitt um 1,7 Prozent pro Jahr gestiegen war, lag der jährliche Zuwachs zwischen 2006 und 2016 nur noch bei 0,7 Prozent. Für Ökonomen Anlass zur Sorge – sie sehen die Wettbewerbsfähigkeit und den materiellen Wohlstand Deutschlands in Gefahr. Grund dafür ist der demografische Wandel, denn künftig müssen in der Bundesrepublik viel weniger Angestellte für die Renten einer wachsenden Schar von Pensionären sorgen. Das geht nur, indem jeder Einzelne mehr arbeitet – oder in seiner regulären Arbeitszeit produktiver wird.
Dass sich die Arbeitsproduktivität hierzulande verlangsamt hat, mag auf den ersten Blick verwundern – schließlich ist doch Digitalisierung heute das allgegenwärtige Schlagwort und angeblicher Heilsbringer für mehr Effizienz am Arbeitsplatz. Wenn uns Computer und Roboter die Arbeit erleichtern oder gar ganz abnehmen, wenn Algorithmen und künstliche Intelligenz Aufgaben schon lösen, bevor wir sie überhaupt auf unsere To-do-Liste schreiben konnten, wie kann es dann sein, dass wir gleichzeitig unproduktiver werden? Dafür gibt es mehrere Ursachen: Die große technologische Revolution, im Zuge derer Computer und damit moderne Software-Programme in die Büros Einzug hielten, Schreibmaschinen und Aktenordner ablösten und Arbeitsprozesse von Grund auf veränderten, spielte sich bereits in den 1990er Jahren ab und bewirkte in der folgenden Dekade große Produktivitätssteigerungen.
Alles, was seitdem passierte – von Messengern bis Social Media – hat hingegen keine vergleichbaren Produktivitätssprünge mehr verursacht. Im Gegenteil entstand dadurch häufig eine Pluralität der Kommunikationskanäle, die zu mehr Komplexität und häufigeren Unterbrechungen unserer Arbeit geführt hat – einem der größten Produktivitätshemmnisse. Studien zeigen, dass sich die Leistungsfähigkeit unseres Gehirns um bis zu 40 Prozent verringert, wenn wir mehrere Aufgaben parallel erledigen. Ebenfalls erschreckend: Bereits eine Unterbrechung von drei Sekunden reicht aus, um unsere Fehlerquote zu verdoppeln. Neben dem “Fluch der Unterbrechung” kommt produktivitätshemmend hinzu, dass viele der “festen Größen” unseres Büroalltags – von Outlook bis Slack, von Excel bis Trello – nicht individualisierbar sind, sondern für alle Geschäftskunden gleich funktionieren: egal ob im Großkonzern oder im dynamischen Startup, ob in der Finanzindustrie oder der Gesundheitsbranche.
Effiziente Prozesse dank maßgeschneiderter Software
Um wirklich produktiv arbeiten zu können, braucht es jedoch eine Software-Unterstützung, die sich optimal an den Bedürfnissen und Prozessen einer Firma ausrichten lässt und die dann passt wie ein Maßanzug – anstatt sich in ein viel zu enges Modell “von der Stange” quetschen zu müssen. Ein Unternehmen, das dies bereits erkannt hat und dessen Angebot sich einer starken Nachfrage erfreut, ist die 2018 erfolgreich über Seedmatch finanzierte Software-Applikationsplattform Ninox. Kunden des Startups sind Unternehmen nahezu aller Branchen und Größenordnungen, denen Standardlösungen zu unflexibel sind und für die eine konventionelle Softwareentwicklung zu aufwendig und zu teuer ist. Ninox ermöglicht es seinen Nutzern, ganz ohne Programmierkenntnisse individuelle Geschäftsanwendungen zu erstellen – etwa für die Buchhaltung, das Controlling, als Warenwirtschaftssystem, Personalverwaltungs-Tool oder CRM-System. Das Zusammenspiel aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Agilität brachte Ninox nicht nur hervorragende Kundenbewertungen ein. Viele der begeisterten Kunden beteiligten sich auch an der Crowdinvesting-Kampagne, die ihr Fundingziel von 500.000 Euro innerhalb von nur 23 Stunden erreichte und sich so den Rekord als bisher schnellste Seedmatch-Kampagne sicherte – ein deutliches Zeichen für das Potenzial maßgeschneiderter Software-Lösungen.
Doch nicht nur maßgeschneiderte Tools, sondern auch schnell verfügbare Daten und Informationen sind entscheidend für den erfolgreichen Arbeitsalltag. Gerade in datengetriebenen Branchen wie dem Marketing sind die Mitarbeiter häufig darauf angewiesen, dass die Kollegen aus dem Bereich Business Intelligence für sie Daten auswerten und Reports erstellen. Doch aufgrund der hohen Nachfrage bleiben Tickets auch mal länger liegen, es kommt zu Wartezeiten, während derer das Unternehmen bereits wertvolle Erkenntnisse aus seinen Daten ziehen und darauf basierend Maßnahmen umsetzen könnte. Dieses Problem adressiert das Business Intelligence Tool Looker, das sich passgenau für die Prozesse und Anforderungen im Unternehmen konfigurieren lässt. Mit Looker können sich alle Mitarbeiter, die für ihre Arbeit auf Daten angewiesen sind, individuelle Dashboards mit ihren wichtigsten Kennzahlen und Reports erstellen und selbst Zeiträume anpassen oder neue Abfragen starten, ohne auf die Unterstützung der hauseigenen Datenanalysten zurückgreifen zu müssen. So werden Wartezeiten, Aufwände und Abstimmungsschleifen reduziert und es entsteht ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.
Was ist also zu tun, wenn man die Produktivität eines Unternehmens steigern will? Zum einen gilt es, bestehende Workflows und Kommunikationsroutinen zu überprüfen und zu hinterfragen, wie diese effizienter und störungsfreier gestaltet werden können. Zum anderen sollten Manager geeignete Software für ihr Unternehmen sorgfältig auswählen, um die sauber definierten Prozesse technologisch optimal zu unterstützen. Themen, über die man dringend einmal nachdenken sollte – wenn nur nicht gerade schon wieder das Telefon klingeln würde …
